Dle studie jsou zaměstnanci pracující hybridně stejně produktivní jako kolegové v kanceláři, navíc u nich klesl počet výpovědí až o třetinu. Experti společnosti Cisco, která se zabývá technologiemi pro vzdálenou komunikaci a spolupráci, navrhli několik pravidel efektivní práce na dálku. Patří mezi ně například zapnutá kamera během online schůzek, vypnutý mikrofon nebo zákaz multitaskingu.

Studie Stanfordovy univerzity zjistila, že práce z domova dva až tři dny v týdnu nemá negativní vliv na udržení firemní kultury, na inovace nebo možnost mentoringu zaměstnanců. Ze studie vyplynulo, že zaměstnanci pracující hybridně jsou stejně produktivní jako jejich kolegové, kteří pracují v kanceláři na plný úvazek. 

U zaměstnanců, kteří přešli na hybridní režim, klesl počet výpovědí až o 33 procent. U žen nebo zaměstnanců dojíždějících delší vzdálenost do práce jde dokonce o více než 50 procent. Práce na dálku se však neobejde bez kvalitních technologií, které propojení vzdálených zaměstnanců umožňují. Je také nutné dbát na pravidla efektivní spolupráce na dálku. 

„Schůzka na dálku by v ideálním případě měla působit jako kdyby spolu uživatelé seděli u jednoho stolu v kanceláři. Vyžaduje to samozřejmě nezbytné technické vybavení, ale také dodržování určitých etických principů. Na základě dlouhodobých zkušeností našich klientů i zaměstnanců jsme vytvořili několik pravidel, která jsou absolutně nezbytná pro efektivní spolupráci na dálku. Porušování jakéhokoli z těchto pravidel kvalitu této spolupráce výrazně snižuje,“ říká ke zjištění vědců Jaroslav Martan, Collaboration Specialist ve společnosti Cisco.

Pravidlo 1: Při schůzce mějte zapnutou kameru 

Jedním z klíčových pravidel je zapnutá kamera, která poskytuje vizuální kontakt mezi vzdálenými účastníky a dává pocit, jako kdyby seděli vedle sebe v jedné místnosti. Video je zásadní pro udržení vazeb mezi lidmi. V praxi se lze setkat s tím, že někteří zaměstnanci kameru vypínají, často z technických důvodů. V takovém případě je potřeba zaměstnancům zajistit adekvátní vybavení a dostatečně rychlé připojení k internetu. Zároveň platí, že je stále lepší mít zapnutou kameru s horším obrazem než žádnou.

Pravidlo 2: Nerušte kolegy hlukem  

Při hybridních schůzkách je také nezbytné, aby měli účastníci mikrofon nastavený na „mute“ ve výchozím nastavení, čímž se minimalizují nežádoucí zvuky z okolí. Každý rušivý prvek v pozadí, ať už je to štěkot psa nebo plačící dítě, může negativně ovlivnit průběh schůzky a pozornost účastníků. Investice do sluchátek s funkcí potlačování okolního ruchu může výrazně zlepšit zážitek z videokonference. Nyní již existují nástroje pro online schůzky, které umí díky prvkům umělé inteligence odstraňovat rušivé zvuky na pozadí hovoru.

Pravidlo 3: Vyhněte se multitaskingu

Dále je podstatné vyhnout se multitaskingu. Mnoho účastníků má tendenci během schůzky dělat více věcí najednou, např. kontrolovat maily nebo procházet sociální sítě. To však výrazně snižuje pozornost a tím i schopnost účastníků aktivně přispívat do diskuze. „Online schůzku bychom měli vnímat stejně jako osobní setkání a dodržovat totožná pravidla a zásady. Při osobním jednání se také plně soustředíme na osobu nebo osoby, s nimiž mluvíme a nevěnujeme se např. vyřizování korespondence na mobilním telefonu. Zaprvé by to bylo neslušné, za druhé bychom tříštili pozornost. Veškeré činnosti, které přímo neslouží účelům konkrétní offline či online schůzky, je vhodné odložit na později,“ dodává Martan. 

Pravidlo 4: Plánujte kratší schůzky 

K vyšší efektivitě přispívají zároveň schůze o kratším trvání, ideálně v rozmezí 20 až 30 minut. U schůzek, které trvají více než hodinu hrozí, že koncentrace účastníků již nebude stoprocentní. Není neobvyklé, že dlouhé porady či strategické schůzky mohou vyžadovat delší trvání. V takovém případě je vhodné schůzky zařadit na začátek pracovní doby a nenechávat je na pozdní hodiny, kdy je únava zaměstnanců vyšší a pozornost naopak nižší. Plná koncentrace na průběh online setkání je klíčem k rychlému a efektivnímu dosažení požadovaných výsledků.